Tietosuojaseloste

1. Yhteystiedot ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:
Staffgate Oy
Y-tunnus: 2936126-4
Sähköposti: info@staffgate.fi

Verkkosivut: www.staffgate.fi

Tietosuojavastaava / vastuuhenkilö:
Kimmo Palo
kimmo.palo@staffgate.fi

2. Rekisterit ja käsittelytoimet

Staffgate Oy ylläpitää ja käsittelee henkilötietoja useissa eri rekistereissä. Kaikista rekistereistä on laadittu seloste käsittelytoimista (ROPA) ja tietovirta-kuvaukset, jotka ovat nähtävillä pyynnöstä.

Keskeiset rekisterit:

• Työnhakijarekisteri
• Työntekijärekisteri
• Asiakasrekisteri (yritysasiakkaat ja yhteyshenkilöt)
• Kumppani- ja alihankkijarekisteri
• Laskutusrekisteri
• Sopimusrekisteri
• Tietoturva- ja tukipyyntörekisteri
• Koulutus- ja perehdytysrekisteri
• Eväste- ja markkinointirekisteri
• Tekninen käyttäjärekisteri (sovellusten ja järjestelmien käyttäjät)

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Rekrytointiprosessien toteuttaminen ja työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi
• Työsuhteiden hallinta ja lakisääteisten työnantajavelvoitteiden täyttäminen
• Asiakas- ja kumppanisuhteiden ylläpito ja viestintä
• Palvelujen ja järjestelmien kehittäminen
• Markkinointi ja suoramarkkinointi (vain suostumuksella)
• Laskutus ja kirjanpito
• Turvallisuus, tietoturva ja palveluiden käytön seuranta

Oikeusperusteet:

• Sopimus ja sopimuksen täytäntöönpano
• Lakiin perustuvat velvoitteet
• Suostumus
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

4. Kerättävät henkilötiedot

Rekistereissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• Nimi ja yhteystiedot (puhelin, sähköposti, osoite)
• Henkilötunnus ja pankkitiedot (vain työsuhteissa)
• Koulutus, työkokemus, kielitaito ja osaamiset
• Työsuhdetiedot (tehtävänimike, alkamis- ja päättymispäivä, palkkatiedot)
• Työlupa ja kansalaisuus
• Suosittelijat ja suositukset
• Työnhakijan toiveet, CV ja liitteet
• Asiakkaiden ja kumppaneiden yhteyshenkilötiedot
• Evästetiedot ja verkkokäyttäytyminen (IP-osoite, selaintyyppi, evästeet)

5. Tietojen lähteet

• Rekisteröity itse (hakemus, sopimus, yhteydenotto)
• Staffgate Oy:n työntekijät ja järjestelmät
• Suosittelijat, yhteistyökumppanit ja viranomaiset
• Evästeet ja analytiikka (verkkopalveluiden käyttö)

6. Tietojen vastaanottajat ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville vastaanottajille:

• Staffgate Oy:n asiakasyritykset ja yhteistyökumppanit (vain suostumuksella)
• Viranomaiset lakisääteisissä tilanteissa
• Henkilötietojen käsittelijät (esim. palkanlaskenta, HR-järjestelmät)

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.

7. Evästeet ja seuranta

Staffgate käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita palvelun toiminnan, käytettävyyden ja markkinoinnin parantamiseksi.
Käyttäjä voi hallita evästeitä selaimensa asetuksista.

Sivustolla käytetään myös kolmansien osapuolten evästeitä (esim. Google Analytics) palvelun analytiikkaan ja mainonnan kohdentamiseen.
Nämä palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Lisätietoa evästeistä on Staffgaten evästekäytännössä, joka on julkaistu verkkosivulla.

8. Automaattinen päätöksenteko ja tekoäly

Staffgate ei tee automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia rekisteröityihin.
Staffgate ei käytä tekoälyä tai automaattista päätöksentekoa henkilötietojen käsittelyssä.
Kaikki henkilötietoja koskevat päätökset tehdään aina ihmisen toimesta.

9. Tietojen säilytysajat

Staffgate poistaa työnhakijoista ja työntekijöistä keräämänsä tiedot, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen tai kun rekisteröity pyytää tietojen poistamista.

Staffgatella on oikeus säilyttää tiedot niin kauan kuin rekisteröidyllä on oikeus esittää työsuhteeseen tai työnhakuun liittyviä vaatimuksia Staffgatea kohtaan tai niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää (sis. kirjanpito- ja työlainsäädännön mukaiset velvoitteet).

10. Tietojen suojaus

• Sähköiset tiedot säilytetään suojatuissa palveluissa, joissa on palomuurit, käyttäjätunnistukset ja salatut yhteydet.
• Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.
• Pääsyoikeudet on rajattu vain tehtävän hoidon kannalta tarpeellisille henkilöille.
• Kaikkia työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaiset oikeudet:

• Oikeus tarkastaa omat tietonsa
• Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi)

Kaikki pyynnöt voi lähettää osoitteeseen: info@staffgate.fi.

12. Tietoturvaloukkaukset ja ilmoitusvelvollisuus

Staffgate noudattaa tietoturvaloukkauksissa yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 33 ja 34 artiklojen mukaisia ilmoitus- ja dokumentointivelvoitteita.

Kaikki havaitut tietoturvaloukkaukset dokumentoidaan, arvioidaan niiden vaikutusten perusteella ja niistä tehdään tarvittavat ilmoitukset.

13. Koulutus ja tietosuojan hallinta

Kaikki henkilöstö koulutetaan tietosuojaperiaatteisiin vähintään kerran vuodessa.
Staffgate ylläpitää tietosuojadokumentaatiota sisäisesti turvallisesti säilytetyissä kansioissa (asiakirjahallinta / pilvipalvelu).
Dokumentaatio sisältää esimerkiksi:

• Rekisterit ja ROPA-selosteet
• DPIA-arvioinnit
• Koulutukset ja ohjeistukset
• DPA-sopimukset

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Staffgate pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos tietosuojalainsäädäntö, viranomaisohjeistus tai yhtiön toiminta muuttuu.
Ajantasainen versio on saatavilla osoitteessa:
www.staffgate.fi/tietosuojaseloste

Päivitetty: 21.11.2025

Mitä evästeet ovat?

Evästeet (cookies) ja muut vastaavat teknologiat ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän päätelaitteelle, kun hän vierailee verkkosivustolla. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla sivusto voi tunnistaa selaimen ja parantaa palvelun toimivuutta.

Miten Staffgate käyttää evästeitä?

Staffgate Oy käyttää evästeitä seuraaviin tarkoituksiin:

• Verkkosivuston ja palvelujen tekniseen toimintaan
• Käyttäjäkokemuksen parantamiseen (esim. kirjautumistietojen muistaminen)
• Verkkosivuston käytön analysointiin ja kehittämiseen
• Tietoturvan ja palvelun luotettavuuden varmistamiseen
• Kohdennetun viestinnän, mainonnan ja sisällön tuottamiseen omilla ja kumppaneiden sivustoilla
• Evästeitä voidaan käyttää myös mittaamaan ja optimoimaan markkinointitoimenpiteiden tehokkuutta.

Evästeet eivät yksinään mahdollista käyttäjän henkilökohtaista tunnistamista.
Välttämättömät evästeet ovat tarpeellisia sivuston perustoimintojen mahdollistamiseksi, kuten turvallisen kirjautumisen ja lomakkeiden käytön takaamiseksi.

Kolmannen osapuolen evästeet

Sivustolla käytetään kolmansien osapuolten evästeitä (esim. Google Analytics) palvelun analytiikkaan ja mainonnan kohdentamiseen. Google Analytics tallentaa evästeitä, joilla kerätään tietoa esimerkiksi sivuston kävijämääristä, sivujen käytöstä ja käyttäjän päätelaitteesta. Tietoja käytetään palvelun kehittämiseen ja sivuston toiminnan parantamiseen.

Nämä palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Käyttäjä voi estää Google Analytics -seurannan selaimensa asetuksista tai käyttämällä Google Analyticsin opt-out -lisäosaa.

Evästeiden hallinta

Sivustolla pyydetään käyttäjältä suostumus ei-välttämättömien evästeiden käyttöön ennen niiden tallentamista laitteelle.
Käyttäjä voi myös hallita evästeitä ja antaa tai peruuttaa suostumuksensa selaimen asetuksista.
Huomioithan, että evästeiden estäminen voi vaikuttaa joidenkin palvelujen ja sivuston toimintojen käytettävyyteen.

Lisätietoja ja yhteystiedot

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä on saatavilla Staffgate Oy:n tietosuojaselosteessa.

Voit olla yhteydessä tietosuoja-asioissa:
info@staffgate.fi

Päivitetty: 21.11.2025